Il valore dei metadati risiede nella capacità di classificare in modo più efficiente e organizzato le informazioni, oltre che per dare una più profonda comprensione delle azioni che si svolgono in tutta l’azienda, fornendo un utilizzo più intelligente e informazioni di qualità più elevate.

La gestione separata dei metadati in un ECM contribuisce a garantire che tutte le informazioni aziendali siano ricercabili, disponibili ed esportabili indipendentemente dal tipo di file, dal formato o dal tipo di oggetto.

Rispetto agli approcci basati sulle cartelle tradizionali, la ”navigazione” basata su metadati offre un’alternativa di gran lunga superiore presentando contenuti in “viste dinamiche” dall’aspetto familiare a “cartelle virtuali”, che vengono generate dinamicamente da metadati in base al contesto o necessità. In questo modo, un unico documento può essere trovato in diversi “contesti” o “cartelle virtuali”, senza duplicazione dei dati.

M-Files si basa sulla nozione che è più facile descrivere “cos’è” un oggetto, piuttosto che indovinare “dove” è memorizzato. Questo approccio dei metadati comprende la navigazione (o consultazione e ricerca), le autorizzazioni di accesso, il flusso di lavoro e la replica.