La gestione dei progetti comprende molte variabili. Ogni team di progetto ha membri che hanno una serie di competenze, che sono assegnati a specifici ruoli e responsabilità. I progetti sono subordinati a scadenze mentre i membri del team sono in genere tenuti a rivedere e firmare vari documenti di progetto.

La gestione manuale delle attività di progetto, dei processi e dei documenti può essere estremamente difficile.

 

La posta elettronica è spesso lo strumento più utilizzato per la gestione e l’avanzamento di un progetto e per verificare che le attività siano state completate in tempo. Sfortunatamente, questo approccio porta spesso a scadenze mancate, versioni non corrette di documentazione di progetto in uso e scarsa visibilità delle attività.

Pertanto, la documentazione, i membri del team, i processi e le attività di un progetto possono essere gestiti in modo molto efficace, sfruttando una soluzione di gestione dei contenuti aziendali (ECM).

L’accesso alle informazioni può essere basato sui ruoli dei membri del team di progetto; i flussi di lavoro possono essere definiti per la revisione dei documenti e cicli di approvazione; la gestione delle attività può essere automatizzata in modo che vengano rispettate le scadenze.

 

UN SOFTWARE DI PROJECT MANAGEMENT PIÙ FLESSIBILE

La flessibilità è fondamentale in quanto lo sviluppo e le scadenze del progetto cambiano spesso. A questo proposito, l’utilizzo di una soluzione ECM porta benefici dall’inizio alla fine. I componenti del progetto e i ruoli possono essere facilmente definiti in anticipo, la soluzione ECM fornisce anche la possibilità di modificare i parametri del progetto in seguito in base alle necessità.

Ad esempio, i permessi possono essere associati alla persona che ne è responsabile, e le notifiche automatiche possono essere inviate alle persone giuste del team prima di una scadenza. I promemoria delle scadenze o degli avanzamenti possono essere facilmente impostati e gestiti all’interno del sistema ECM. Le regole di accesso devono rispettare la visibilità basata sui ruoli nel corso della durata del progetto, come ad esempio chi deve avere accesso ai file di bilancio.

IN QUALSIASI MOMENTO, LE MODIFICHE POSSONO ESSERE EFFETTUATE FACILMENTE

Se subentra un nuovo collaboratore, può avere accesso immediato a tutti i contenuti del progetto in base al ruolo specifico.

 

VISUALIZZAZIONI INTUITIVE, PERSONALIZZATE E RICERCHE VELOCI

I membri di un team di progetto possono visualizzare e organizzare i contenuti in modo diverso. Tuttavia, in un sistema di file basato su cartelle tradizionali, le informazioni sono memorizzate in una posizione specifica, e, di conseguenza, i membri del team spesso finiscono per duplicarne il contenuto, e diverse versioni dei documenti risiedono in più cartelle. Si spreca tempo prezioso non solo per la ricerca di informazioni rilevanti ma anche per verificare che i documenti trovati siano attuali e corretti.

Le soluzioni ECM basate sui metadati che archiviano una sola copia di ciascun documento in base al suo significato e non a dove è memorizzato, forniscono un approccio di gran lunga superiore e più intuitivo per i membri del team di progetto, permettendo di trovare rapidamente le informazioni precise che stanno cercando. Inoltre, possono visualizzare il contenuto del progetto in modo più personalizzato e contestuale in base ai metadati specifici (per nome del progetto, per classe di documento, per cliente, per imprenditore, ecc.).

Per esempio, una fattura viene ricevuta da un subappaltatore che ha effettuato l’installazione di un ascensore, nel gennaio 2015, che è legato al progetto A, Edificio B (partendo dalla Fase C). Con cartelle di file tradizionali, la fattura potrebbe finire per essere copiata e memorizzata nelle cartelle per il subappaltatore, Progetto A, Edificio B, Fase C, fatture gennaio 2015. Al contrario, in un sistema ECM basato sui metadati, una sola ed unica copia della fattura deve essere archiviata e recuperata automaticamente ogni volta che qualcuno sta effettuando ricerche mediante questi metadati. I documenti sono visibili ogni volta che sono necessari, e le cartelle vengono create dinamicamente sulla base di parametri di ricerca degli utenti. 

 

UN MIGLIOR CONTROLLO DELLE ATTIVITÀ DEL PROGETTO E DEI FLUSSI DI LAVORO

I sistemi ECM sono uno strumento efficace per la gestione dei processi di business e flussi di lavoro. Le regole possono essere costruite intorno a qualsiasi oggetto o documento del progetto. Ad esempio, le attività di manutenzione possono essere associate ad alcuni utenti o gruppi. Le attività di approvazione e le firme possono, allo stesso modo, essere automatizzate come le risorse e la progettazione. I project manager possono determinare rapidamente la disponibilità di qualsiasi risorsa e identificare le persone con la competenza necessaria. Le prove per le certificazioni e le qualifiche possono essere monitorate e gli amministratori possono essere avvisati sulla formazione completata (che sono requisiti comuni per il rispetto degli standard come la ISO 9001).

Con una soluzione ECM ottimale, i gruppi di lavoro ottengono uno strumento di gestione del progetto che rende più facile tenere traccia e gestire le attività e le risorse. La visibilità sullo stato di qualsiasi attività o dettaglio, è notevolmente migliorata. Forse la cosa più importante, dato che i progetti in ultima analisi, dipendono dalla forza della squadra, è che un sistema ECM migliora le collaborazioni tra tutti i membri del team di un progetto, sia interni che esterni, subappaltatori, fornitori e altri partner.