Di fondamentale importanza è la gestione di tutta la comunicazione che al giorno d’oggi usa fondamentalmente il canale della posta elettronica e che garantisce anche il passaggio di documenti legati alle informazioni.

Spesso il relativo stoccaggio è relegato all’interno del gestore di posta elettronica, lasciando però slegati gli allegati dal significato semantico della mail che li accompagna.

Con un software documentale ed i metadati si possono archiviare i messaggi di posta elettronica ed i relativi allegati nel loro complesso o scorporandoli sia automaticamente mediante opportuni criteri, che manualmente scegliendo le opportune classificazioni.

M-Files nasce completamente integrato con Microsoft Outlook o anche con la gestione web di caselle come Gmail, permettendo l’archiviazione delle mail sia come backup che come nuova locazione di gestione delle stesse.

Inoltre con l’avvento della posta certificata e la relativa validazione legale è ora possibile usare il documentale come unico luogo di stoccaggio e protezione di tutti i messaggi PEC garantendo una maggiore sicurezza e fruibilità delle informazioni riservate anche per conto terzi.